VIERASBLOGI: ASSISTENTILLA ON ASIAA AJANHALLINNASTA JA KIIREESTÄ
Syksyn puheenaihe tuntuu olevan ajanhallinta, kiire ja ajan riittämättömyys. Kiire on olotila, joka ruokkii itseään. Se on usein alitajuisesti itselle rakennettu tila, jossa stressitaso nousee. Monelle kiire on myös oman tehokkuuden ilmentymä, motivaatiotekijä. Kiire voi olla itsestä lähtevää, taikka ulkoisten odotusten ja tarpeiden aiheuttama. Tämä vaikuttaa yksilön kiireensietokykyyn. On kiireestä nauttivia ihmisiä, heillä kiire on aina jollakin tasolla hallinnassa. Jos ei ole, edessä on isoja ongelmia.
Olen ollut väsynyt. Kiireen uuvuttama. Töissä juoksin toimitusketjun päästä päähän 500 tehtävän listan kanssa huolehtien aikatauluista, toisaalla odotti kehitysprojekti. Päivät tuppasivat venymään ja piti kiirehtiä hakemaan lapsia päiväkodilta. Sitten ruokaa ja harrastuskyydit. Illallakin soi työpuhelin. Jossakin välissä koirat lenkille ja siivotakin olisi pitänyt. Uuvuin osin omien odotusteni tuomasta kiireestä ja paljolti muiden määrittelemistä aikatauluista. Nukahdin rattiin ja kesken kokouksen.
Koska kiireelle on tavanomaista ajaa ihminen multitaskaamaan, aloita karsimalla ylimääräiset asiat pois, sulje some, sähköposti, tarvittaessa puhelinkin. Keskity hetken työtehtävään. Mikäli työssäsi tarvitset sosiaalista mediaa, luo itsellesi rutiini jossa käyt median kanavat läpi, vaikka aamulla, puolilta päivin ja iltapäiväkahvin ohella. Rajoita aika 15 minuuttiin kerrallaan. Tulet yllättymään mihin kaikkeen tuo 15 minuuttia riittää.
Oletko huomannut, että toisilla tai itselläsi on vain aina kiire? Kiiretunteessa ei pidä myöskään velloa, sillä se ruokkii itse itseään. Kiireessä tulee usein myös suoritettua asioita vain pintapuolisesti, osittain. Lopeta se. Heti. Asioihin jotka hoidat vain pintapuolisesti, joudut kuitenkin palaamaan tuota pikaa uudelleen ja aikaa kuluu enemmän kuin olisi kulunut, kun asian olisi kerralla hoitanut hyvin.
2minuutin sääntö. Uskon, että kiireesi koostuu lähinnä useista pienistä asioista. Todella pienistä. Opettele hoitamaan pienet asiat, joiden suorittamiseen ei mene kuin muutama minuutti, heti. Kun listalle on päätynyt kymmenen pientä asiaa, olet tullut pyöritelleeksi puolen tunnin kokonaisuutta keräämässä stressiä. Turhaan.
Ikävät asiat. Sellaiset tehtävät joiden tekemistä et nauti, jotka ovat pakkopullaa ovat aamun tai viikon ensimmäisiä tehtäviä. Kiire vähenee, kun et pakoile näitä tehtäviä ja täytä päivääsi muilla mielekkäämmillä töillä. Ja varsinkin näiden ikävien töiden aikana puhelin, some ja muut virikkeet laitetaan pois. Kun hoidat ikävät asiat heti aamulla pois alta, voit lopun päivää taputella itseäsi olkapäälle ja nauttia hieman kevyemmästä olosta.
Tee lista. Visualisoi kiireesi. Priorisoi, arvota ja analysoi se. Viivaa yli tehtävät sitä mukaan, kun ne tulevat tehdyksi. Käytä postIT-lappuja työhuoneen seinällä, paperinreunaa, Trelloa tai sähköpostin kalenteria. Kunhan tehtävistäsi tulee näkyviä. Aloita päivän tehtävistä. Kerää toisiaan muistuttavat, vaikka samalla ohjelmalla taikka samassa paikassa tehtävät asiat yhteen. Löytyykö listalta tehtäviä jotka joku toinenkin voisi tehdä? Ulkoistaminen voi olla paikallaan. Tiesithän, että kiireessä apua saa kertaluontoisesti, taikka arjen voi ottaa haltuun pidemmällä sopimuksella? Etene viikkotason tehtäviin, priorisoi ja järjestä. Ja siirry kuukausitasolle. Luo toistuvista tehtävistä rutiini. Etsi niille oma aika ja pyri suoriutumaan niistä rutiinisi mukaan. Vaikka tämä kuulostaa kovalle työlle, ei se sitä ole. Kun aloitat aikasi haltuun ottamisen, aloita tekemällä päiväkohtainen lista joka aamu. Hiljalleen rutinoidutut suunnittelemaan päiväsi paremmin ja paremmin.
Rutiinit. En tarkoita tehtävien suorittamista rutiininomaisesti vaan luo itsellesi aikataulullinen rutiini. Päivä, viikko tai kuukausirutiini jossa on oma paikkansa tietyille tehtäville. Alkuun rutiinista kiinnipitäminen on
vaikeaa, ota avuksi kalenteri ja pidä rutiinistasi kiinni. Toki pitää muistaa, että rutiinistakin saa joustaa, mutta ei toistuvasti.
Opettele luovuttamaan. Havainnoi kiirettäsi. On hyvä luopua prioriteettilistan alimman tason asioista, kenties kokonaan, mutta ainakin väliaikaisesti. Kiireen hallitessa tekemistä, anna itsellesi armoa ja unohda kotona imuroiminen taikka viikon spinningtunti. Pikaruoka saattaa pelastaa. Ja anna itsellesi anteeksi, jos et ehdi kaikkea tehdä.
Muista sillä hetkellä, kun asiat ovat sen nanosekunnin hyvin; hengitä syvään ja etsi positiivisia asioita ympäriltäsi. Saat niistä uutta voimaa. Ja muista antaa itsellesi palautetta, niin hyvässä kuin pahassa tilanteen hoitamisesta. Kenties vältyt seuraavilta kiireiltä korjaamalla toimintaasi, parantamalla liiketoimintasi prosesseja. Jokainen kiirehetki on lopulta mahdollisuus oppia.
Kiireisessä arjessa auttavat ruokakaupan noutopalvelu, lasten harrastusten kimppakyydit ja odotteluajan hyödyntäminen passeleilla tehtävillä. Selkeä aamurutiini ja liikunta. Aamun tunneista saa tehot parhaiten irti, kun aamun on aloittanut reippaillen ja on herännyt kunnolla. Eikä terveellistä ruokavaliota pidä unohtaa.
Ystävällisesti, Hilma
Yrittäjänkokoinen assistentti – arjen askareiden asiantuntija
www.moredo.fi
P.S. Miksi naiset puhuvat ajanhallinnasta? Koska naiset ovat tavanomaisesti hyvin tunnollisia ja kunnianhimoisiakin, stressiherkkiä ja monet meistä oppivat äitiyden myötä aikatauluttamisen mestareiksi, selviämisen maistereiksi.